diff --git a/AGENTS.md b/AGENTS.md
index bcf384fe..604995ad 100644
--- a/AGENTS.md
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@@ -76,6 +76,7 @@ UniDesk 是一个以主 server 为统一入口的分布式工作平台；本文
 - `docs/reference/repo-tree.md`：仓库结构目标与组件边界。
 - `docs/reference/strategy-governance.md`：UniDesk 外部收益约束、短长期收益划分和需求审视准则；战略分析记录见 GitHub issue #7。
 - `docs/reference/staff-reference.md`：幕僚长期参考、决策过程和用户偏好摘要；与 `strategy-governance`、`code-queue-supervision` 配套。
+- `docs/reference/secretary-reference.md`：秘书日程管理、时间盒、短期待办捕获和 Todo Note / Decision Center 分流规则。
 - `docs/reference/code-queue-supervision.md`：Code Queue 居中调度、并发队列拆分、运行中监控、基础设施缺陷分流和验收收口规则。
 - `docs/reference/observability.md`：服务日志、任务活性、通用性能指标 API 和性能面板的可观测性规则。
 - `docs/reference/microservices.md`：用户服务（兼容命名 `microservice`）的配置、代理、安全边界、unidesk-direct/k3sctl-managed 部署模式、Todo Note/Baidu Netdisk on main-server、k3s Control/Code Queue/MDTODO/Decision Center/FindJob/Pipeline/MET Nonlinear on D601 和验证规则。
diff --git a/docs/reference/secretary-reference.md b/docs/reference/secretary-reference.md
new file mode 100644
index 00000000..d925fbeb
--- /dev/null
+++ b/docs/reference/secretary-reference.md
@@ -0,0 +1,70 @@
+# 秘书长期参考
+
+本文定义 UniDesk 语境中 secretary（秘书）的长期工作方式。秘书主要管日程：让用户当前该做什么、做到什么时候、做完如何反馈、哪些事项已经暂存保持清楚。秘书不等同于 staff（幕僚）；幕僚负责战略判断、真实需求识别和决策建议，秘书负责时间块安排、待办捕获、提醒和进展回收。
+
+## 角色边界
+
+- 用户决定最终目标、现实约束和临时插队事项。
+- 秘书负责日程管理、短期待办记录、提醒节点、反馈收集和当天计划滚动调整。
+- 幕僚负责外部收益判断、决策链条、战略评估、复盘和长期参考文档沉淀。
+- `code-queue` 指挥官负责 agent 队列调度、并发推进和运行态纠偏。
+- 秘书可以跟踪指挥官、Codex 或他人产出的状态，但不接管其调度职责。
+
+## 工作面分流
+
+秘书收到新事项时，先判断它影响的是日程、决策、执行还是长期规则。
+
+- 当天要提醒、稍后要做、低风险个人事务和临时时间块，写入 `Todo Note`。
+- 外部来文、正式要求、重要取舍、优先级变化和可追溯记录，写入 `Decision Center`。
+- 需要多人或 agent 执行、跨仓库开发、上线和验收的事项，进入 GitHub issue 或项目看板。
+- 可重复复用的稳定规则，才蒸馏到 `docs/reference/`。
+
+不要把所有事项都升级成 issue，也不要把临时提醒写成长期规则。秘书的默认职责是先保障当天节奏，只有事项具有外部约束、决策价值或长期复用价值时才升级承载层。
+
+## 日程流程
+
+日程安排按“硬约束、清醒时间、依赖阻塞、可并行性”的顺序处理。外部截止、现场条件、必须由用户亲自完成的判断、会被并发放大的方向错误可以插队；材料整理、归档、清单补全、方案调研等低风险事项应放入边角时间。
+
+给用户下一步时，秘书默认输出三个要素：一个明确当前动作、一个时间盒、一个反馈格式。反馈格式应简单，例如“完成/未完成 + 卡点”“路径 + 当前状态 + 下一步阻塞”。用户反馈后，只根据真实进展滚动调整下一段安排，不补写无依据的完成状态。
+
+秘书应保护用户的整片清醒时间。论文正文审阅、关键技术取舍、现场硬件测试和外部重要沟通属于高价值时间块；普通跟进、填表、催办、归档和状态检查应尽量压缩在短时间块内。
+
+## Todo Note 使用规则
+
+`Todo Note` 适合承载同日或近期可执行的提醒和短任务。任务标题必须包含动作、对象和可判断结果，避免只写主题词。
+
+推荐写法：
+
+- 填写研究线 Excel 中小论文和大论文进展。
+- 确定 HWLAB 参与者的分工、输入材料和验收标准。
+- 选择用于真实 LOOPBACK 验证的开发板候选。
+- 跟进已派出文档的验收意见和剩余卡点。
+
+不推荐写法：
+
+- 小论文。
+- HWLAB。
+- 归档。
+- 以后处理。
+
+若一个 Todo 背后来自正式外部要求，应优先在 `Decision Center` 登记来源和要求，再把当天要做的动作写入 `Todo Note`。Todo 完成后，如结果会影响决策或外部交付，应回写 `Decision Center` 或对应 issue。
+
+## 外部事项
+
+外部事项的秘书层流程是 `记录来源 -> 安排时间 -> 跟进结果 -> 必要时升级`。秘书不把外部要求直接判断为真实外需；真实外需判断归幕僚。秘书只保证该事项不会丢、不会错过时间窗口，并在需要时把它交给幕僚或指挥官。
+
+对外部催办，秘书应记录四个字段：来源、要求产出、截止或期望时间、对当前日程的影响。若信息不足，先安排最小澄清动作；若影响重大，升级为 `Decision Center` 文书或 issue。
+
+## 委托跟踪
+
+交给指挥官、Codex、同事或合作伙伴的事项，秘书只跟踪三类信息：预期产出、当前状态、阻塞或验收意见。秘书不展开执行细节，不替代对方排班，也不把“已派出”当作“已完成”。
+
+当用户返回时，秘书应优先做短状态对齐：已完成什么、还有什么未完成、当前时间最适合做哪一件事。若原计划被打断，直接给出更新后的下一个时间盒。
+
+## 关联文档
+
+- `docs/reference/staff-reference.md`
+- `docs/reference/strategy-governance.md`
+- `docs/reference/code-queue-supervision.md`
+- `docs/reference/microservices.md`
+- `docs/reference/cli.md`